7. Assistente operativo
7.1. Panoramica
K-Ai è il nuovo assistente AI integrato pensato per supportare l’utente direttamente nel proprio flusso di lavoro. Unisce chatbot contestuale, gestione delle fonti, editor documentale, riscrittura assistita e funzioni di esportazione.
L’obiettivo è permettere all’utente di cercare informazioni, generare contenuti, modificarli e produrre documenti finali senza dover cambiare applicativo o modalità operativa. L’assistente può essere utilizzato sia come chat, per interrogare documenti e basi di conoscenza, sia come editor intelligente, per creare, completare, rivedere e rifinire testi.
K-Ai non è limitato alla redazione di delibere: può essere applicato a notifiche, comunicazioni, atti amministrativi, procedure, pratiche, documenti interni, testi gestionali, documenti tecnici e contenuti informativi caricati dall’ente.
7.2. Funzionalità principali
K-Ai è composto da un insieme di funzionalità integrate:
chatbot con fonti selezionabili;
contesto controllabile e verificabile;
gestione delle sorgenti e delle basi di conoscenza;
generazione di bozze a partire dalle risposte;
editor documentale modificabile in pagina;
riscrittura intelligente del testo selezionato;
istruzioni personalizzate per guidare la riformulazione;
esportazione finale in formato Word e PDF;
possibilità di integrazione in applicativi, siti e gestionali esistenti.
7.3. Chatbot con fonti selezionabili
La componente chatbot permette all’utente di porre domande o richiedere la generazione di contenuti utilizzando solo le fonti selezionate nella barra laterale.
Le risposte vengono prodotte sulla base del materiale scelto, con un contesto controllabile. L’utente può quindi decidere quali documenti, PDF, pagine, procedure o basi informative utilizzare per una specifica richiesta.
Questo approccio consente di lavorare su contenuti diversi, ad esempio:
delibere;
notifiche;
comunicazioni;
atti amministrativi;
documenti interni;
procedure operative;
basi informative dell’ente;
materiali tecnici o gestionali.
La selezione delle fonti rende il processo più trasparente: l’utente sa da quali materiali deriva la risposta e può rigenerare il contenuto modificando il perimetro informativo.
7.4. Risposte con contesto controllabile
Il valore della chat non è solo la generazione del testo, ma la possibilità di mantenere sotto controllo il contesto utilizzato dall’AI.
L’interfaccia mostra le sorgenti disponibili e quelle selezionate. In questo modo l’utente può:
includere o escludere documenti;
lavorare solo su fonti attendibili o pertinenti;
confrontare risposte generate con basi informative diverse;
verificare il materiale usato per produrre la risposta;
mantenere separati contesti differenti, ad esempio pratiche, atti o comunicazioni.
Questa logica rende K-Ai adatto anche a scenari in cui è importante limitare l’AI a un perimetro documentale preciso.
7.5. Editor documentale
La risposta generata dal chatbot può essere trasformata in una bozza modificabile all’interno dell’editor documentale.
L’editor permette all’utente di lavorare direttamente sul testo, come in un normale ambiente di redazione. Il contenuto può essere modificato manualmente, integrato, corretto o riorganizzato prima dell’esportazione finale.
Nella vista editor sono disponibili:
titolo del documento;
corpo della bozza;
strumenti di formattazione;
sorgenti utilizzate;
anteprima del contenuto;
stato della bozza;
comandi di ritorno, salvataggio ed esportazione.
Questa modalità consente di passare dalla generazione automatica alla revisione operativa senza interrompere il flusso di lavoro.
7.6. Riscrittura intelligente del testo selezionato
All’interno dell’editor l’utente può selezionare una porzione specifica di testo e chiedere all’AI di intervenire solo su quella parte.
Le azioni disponibili includono:
riformulare;
semplificare;
accorciare;
rendere più formale.
È inoltre disponibile una modalità con istruzione personalizzata. L’utente può indicare vincoli o obiettivi specifici, ad esempio:
mantenere i riferimenti normativi;
usare un tono più istituzionale;
rendere il testo più chiaro per il cittadino;
adattare il contenuto a una comunicazione interna;
trasformare una bozza tecnica in un testo più sintetico;
conservare nomi, date, importi e riferimenti già presenti.
La finestra “Prima e dopo” consente di confrontare il testo originale con la proposta riscritta prima di applicarla alla bozza.
7.7. Esportazione in Word e PDF
Una volta completata la revisione, il contenuto può essere esportato nei formati Word e PDF.
Il flusso operativo diventa quindi completo:
selezione delle fonti;
richiesta alla chat;
generazione della risposta;
trasformazione in bozza;
modifica manuale o assistita;
revisione del testo;
esportazione finale.
In questo modo K-Ai copre l’intero ciclo di lavoro: dalla ricerca delle informazioni alla produzione del documento pronto per essere condiviso, archiviato o ulteriormente lavorato.
7.8. Integrazione in applicativi esistenti
K-Ai può essere inserito all’interno di applicativi web, portali, siti o gestionali già esistenti.
L’assistente non sostituisce necessariamente il sistema in uso: può lavorare nel contesto dell’utente, leggendo le informazioni disponibili e supportando le attività già previste dall’applicativo.
In uno scenario integrato, K-Ai può aiutare l’utente a:
rispondere a domande sul contenuto disponibile;
compilare campi;
generare testi;
modificare descrizioni o note;
creare bozze documentali;
sintetizzare informazioni;
adattare testi a destinatari diversi;
produrre file Word o PDF.
Questa caratteristica rende l’assistente utilizzabile sia come modulo interno a K-Ai sia come componente integrabile in soluzioni già operative presso l’ente o presso altri clienti.
7.9. Ambiti di utilizzo
K-Ai può essere applicato in contesti diversi, tra cui:
atti amministrativi;
delibere e determine;
comunicazioni verso cittadini o imprese;
notifiche;
procedure interne;
documentazione tecnica;
offerte commerciali;
documenti di progetto;
contenuti informativi;
supporto agli operatori;
gestione di basi di conoscenza dell’ente.
Il sistema può essere usato anche internamente da Prodigys per creare offerte, documenti operativi, materiali di progetto, bozze tecniche e altri contenuti utili alle attività quotidiane.
7.10. Valore rispetto ai competitor
Il punto di forza di K-Ai è la trasversalità.
Non viene proposto come prodotto chiuso su una singola funzione, ma come assistente flessibile e adattabile alla base di conoscenza dell’ente. Può essere configurato su fonti diverse, inserito in contesti applicativi differenti e utilizzato per molte tipologie di contenuti.
Rispetto a soluzioni verticali limitate a un singolo caso d’uso, K-Ai offre:
maggiore flessibilità operativa;
controllo sulle fonti utilizzate;
continuità tra chat, bozza, revisione ed esportazione;
integrazione nei processi esistenti;
utilizzo su documenti e contenuti di natura diversa;
possibilità di personalizzazione rispetto al contesto dell’ente.
7.11. Linee guida e conformità
L’utilizzo di K-Ai deve essere impostato in coerenza con le linee guida applicabili in materia di intelligenza artificiale, protezione dei dati, sicurezza delle informazioni e qualità dei servizi digitali.
In particolare, il sistema deve essere progettato e utilizzato tenendo conto dei principi previsti da normative e riferimenti come AI Act, indicazioni AgID, regole interne di sicurezza, classificazione delle informazioni e policy dell’ente.
Le funzionalità di selezione delle fonti, controllo del contesto, gestione dei permessi, tracciabilità operativa ed esportazione documentale contribuiscono a mantenere l’uso dell’AI più governabile e verificabile.
7.12. Sintesi
K-Ai è un assistente AI operativo che integra chat, fonti, editor e output documentali.
Permette di interrogare basi di conoscenza, generare contenuti, trasformarli in bozze modificabili, riscrivere selezioni di testo, applicare istruzioni personalizzate ed esportare il risultato in Word o PDF.
La sua caratteristica principale è la capacità di adattarsi a più contesti: può essere usato su delibere, notifiche, comunicazioni, pratiche, documenti tecnici, contenuti informativi e attività interne. Può inoltre essere integrato in applicativi esistenti, portando l’AI direttamente nel flusso operativo dell’utente.